Lambang UTNDe-KonselingUNIVERSITAS TJUT NYAK DHIEN

PANDUAN PENGGUNAAN

Panduan Petugas Privasi

Tinjau permintaan hak data, audit aktivitas, dan laporan agregat sesuai prosedur.

Diperbarui 11 Oktober 2026

LANGKAH 1

Masuk dan mengenali ruang layanan

Tangkapan layar aplikasi: Masuk dan mengenali ruang layanan
Tampilan dashboard pada level Petugas Privasi. Gambar menggunakan data contoh; nama, jumlah, dan tanggal pada akun Anda dapat berbeda. Klik gambar untuk memperbesar.
  1. Buka https://e-konseling.utnd.ac.id dan pilih Masuk. Gunakan email serta kata sandi akun Anda.
  2. Akun staf dapat dibuat Administrator TI atau diajukan melalui Daftar staf di halaman Masuk. Pimpinan dan Koordinator BK disetujui Administrator TI; Konselor, Operator BK, dan Petugas Privasi disetujui Koordinator BK. Akun yang menunggu persetujuan belum bisa masuk.
  3. Dashboard menampilkan menu Petugas Privasi. Jika Anda merangkap jabatan, pilih level yang telah diberikan pada Ganti level akses; menu dan pesan Anda masuk sebagai mengikuti pilihan.
  4. Buka Profil saya untuk melengkapi nama, nomor kontak, serta NIDN/NUPTK yang Anda miliki. Nomor tidak ditampilkan di profil publik atau laporan agregat. Setelah selesai, gunakan Keluar, terutama pada perangkat bersama.
Hasil dan hal yang perlu diperiksa

Dashboard menampilkan level aktif dan menu yang diizinkan. Bila suatu menu tidak ada, periksa level akun; akun mahasiswa tidak dapat dijadikan level perpindahan staf.

LANGKAH 2

Mengaktifkan atau menonaktifkan MFA (opsional)

Tangkapan layar aplikasi: Mengaktifkan atau menonaktifkan MFA (opsional)
Tampilan profile pada level Petugas Privasi. Gambar menggunakan data contoh; nama, jumlah, dan tanggal pada akun Anda dapat berbeda. Klik gambar untuk memperbesar.
  1. MFA nonaktif secara default pada akun baru. Jika belum diaktifkan, Anda masuk menggunakan email dan kata sandi tanpa kode autentikator.
  2. Untuk mengaktifkan, buka Profil saya lalu pilih Aktifkan MFA. Pindai QR code dengan aplikasi autentikator, atau gunakan kunci manual.
  3. Masukkan kode enam angka dari aplikasi. MFA baru aktif setelah kode berhasil diverifikasi; selanjutnya kode diperlukan saat masuk. Jangan bagikan QR code, kunci, atau kode kepada orang lain.
  4. Untuk menonaktifkan, buka Profil saya, masukkan kata sandi akun, lalu pilih Nonaktifkan MFA. Jika diaktifkan kembali, lakukan pengaturan autentikator baru.
Hasil dan hal yang perlu diperiksa

Data profil berubah setelah disimpan. MFA tetap nonaktif sampai kode autentikator berhasil diverifikasi; jangan membagikan kata sandi atau kunci autentikator.

LANGKAH 3

Meninjau permintaan hak data

Tangkapan layar aplikasi: Meninjau permintaan hak data
Tampilan privacy pada level Petugas Privasi. Gambar menggunakan data contoh; nama, jumlah, dan tanggal pada akun Anda dapat berbeda. Klik gambar untuk memperbesar.
  1. Buka Hak dan privasi data untuk melihat permintaan pengguna. Periksa jenis permintaan, status, dan keterangan yang tersedia.
  2. Permintaan mencakup akses, koreksi, penghapusan, atau penarikan persetujuan. Tangani sesuai identitas pemohon serta prosedur resmi kampus.
Hasil dan hal yang perlu diperiksa

Detail memperlihatkan jenis permintaan, data yang diminta, status, dan riwayat. Pengajuan tidak otomatis mengekspor atau menghapus data; permintaan memerlukan pemeriksaan Petugas Privasi.

LANGKAH 4

Memperbarui tahap pemeriksaan

Tangkapan layar aplikasi: Memperbarui tahap pemeriksaan
Tampilan privacy pada level Petugas Privasi. Gambar menggunakan data contoh; nama, jumlah, dan tanggal pada akun Anda dapat berbeda. Klik gambar untuk memperbesar.
  1. Mulai dari permintaan terkirim, lakukan Pemeriksaan identitas (identity_review). Isi alasan atau hasil pemeriksaan saat menyimpan.
  2. Dari pemeriksaan identitas, lanjutkan Pemeriksaan dasar hukum (legal_review), atau Tolak (declined) bila memang sesuai hasil pemeriksaan.
  3. Setelah pemeriksaan dasar hukum, tandai Dipenuhi (fulfilled) atau Ditolak (declined) dengan alasan yang memadai.
  4. Urutan tahap tidak dapat dilompati. Perubahan status di aplikasi tidak otomatis menyerahkan atau menghapus data; tindakan tersebut tetap mengikuti prosedur resmi.
Hasil dan hal yang perlu diperiksa

Detail memperlihatkan jenis permintaan, data yang diminta, status, dan riwayat. Pengajuan tidak otomatis mengekspor atau menghapus data; permintaan memerlukan pemeriksaan Petugas Privasi.

LANGKAH 5

Audit dan laporan

Tangkapan layar aplikasi: Audit dan laporan
Tampilan audit pada level Petugas Privasi. Gambar menggunakan data contoh; nama, jumlah, dan tanggal pada akun Anda dapat berbeda. Klik gambar untuk memperbesar.
  1. Buka Audit aktivitas untuk meninjau jejak tindakan, waktu, pelaku, serta hasil yang ditampilkan.
  2. Buka Laporan agregat untuk melihat periode bulanan atau mengekspor CSV. Pertahankan penyamaran kelompok kecil.
  3. Level Petugas Privasi tidak memberi akses otomatis ke isi intake, percakapan, atau catatan profesional.
Hasil dan hal yang perlu diperiksa

Catatan tindakan tersedia pada daftar audit. CSV dan TXT memuat seluruh catatan sesuai filter, bukan hanya halaman yang sedang terlihat. Isi catatan konseling tidak disertakan.

LANGKAH 6

Bekerja dengan level tambahan

Tangkapan layar aplikasi: Bekerja dengan level tambahan
Tampilan dashboard pada level Petugas Privasi. Gambar menggunakan data contoh; nama, jumlah, dan tanggal pada akun Anda dapat berbeda. Klik gambar untuk memperbesar.
  1. Jika diberi lebih dari satu level staf, pilih level aktif melalui Ganti level akses. Pastikan pesan Anda masuk sebagai sesuai tugas yang sedang dilakukan.
  2. Kewenangan tambahan ditetapkan Administrator TI; pilihan level tidak dapat digunakan untuk masuk sebagai Mahasiswa.
  3. Sampaikan perubahan dokumen persetujuan kepada Koordinator BK dan pemilik layanan untuk pengesahan sebelum publikasi.
Hasil dan hal yang perlu diperiksa

Dashboard menampilkan level aktif dan menu yang diizinkan. Bila suatu menu tidak ada, periksa level akun; akun mahasiswa tidak dapat dijadikan level perpindahan staf.

LANGKAH 7

Tema pribadi dan navigasi

Tangkapan layar aplikasi: Tema pribadi dan navigasi
Tampilan dashboard appearance pada level Petugas Privasi. Gambar menggunakan data contoh; nama, jumlah, dan tanggal pada akun Anda dapat berbeda. Klik gambar untuk memperbesar.
  1. Semua level akun dapat membuka Tema dashboard pada kelompok Tampilan aplikasi. Pilih tema untuk melihat pratinjau, lalu Terapkan tema dan konfirmasi. Tema hanya disimpan untuk akun Anda.
  2. Di komputer, gunakan Ciutkan menu untuk menyisakan ikon dan memperluas area kerja. Pilih Buka menu untuk mengembalikan daftar menu.
  3. Di tablet dan ponsel, gunakan Buka menu. Sidebar menjadi panel yang bisa digulir. Tutup dengan tombol Tutup menu, ketuk area di luar panel, atau tekan Escape pada keyboard.
Hasil dan hal yang perlu diperiksa

Warna sidebar, latar, tombol, dan komponen berubah pada pratinjau. Tema tersimpan setelah konfirmasi dan hanya berlaku pada akun Anda, termasuk saat berpindah level staf.

LANGKAH 8

Menentukan data pribadi yang diminta

Tangkapan layar aplikasi: Menentukan data pribadi yang diminta
Tampilan aplikasi dengan data contoh pada level Petugas Privasi. Klik gambar untuk memperbesar.
  1. Buka Hak dan privasi data. Permintaan ini berkaitan dengan data pribadi akun Anda sendiri, bukan seluruh data kampus atau data konseling milik orang lain.
  2. Pilih jenis permintaan: akses untuk mengetahui data, koreksi untuk memperbaiki data, atau penghapusan untuk meminta peninjauan penghapusan.
  3. Isi Data yang diminta dan tujuan secara konkret, misalnya: salinan profil saya dan identitas kampus yang tersimpan. Untuk koreksi, jelaskan data lama dan nilai penggantinya.
  4. Kirim dan buka detail permintaan untuk melihat status. Bila permintaan lama belum jelas dan masih berstatus Diajukan, gunakan Perjelas data yang saya minta.
Hasil dan hal yang perlu diperiksa

Pengajuan tidak otomatis mengekspor, mengubah, atau menghapus data. Petugas Privasi memeriksa identitas dan dasar pemrosesan sebelum mengambil keputusan.

LANGKAH 9

Memeriksa permintaan dan mencatat keputusan

Tangkapan layar aplikasi: Memeriksa permintaan dan mencatat keputusan
Tampilan aplikasi dengan data contoh pada level Petugas Privasi. Klik gambar untuk memperbesar.
  1. Buka detail permintaan, baca identitas pemohon, jenis, cakupan data, serta riwayat penjelasannya.
  2. Dari Diajukan, lakukan Verifikasi identitas. Pastikan pemohon berhak atas data yang diminta sebelum melanjutkan.
  3. Lanjutkan ke Kajian dasar hukum dan catat alasan pemeriksaan. Aplikasi menampilkan pilihan tahap yang sah sesuai status saat ini.
  4. Setelah kajian, pilih Dipenuhi atau Ditolak dan tulis alasan keputusan. Periksa konfirmasi sebelum menyimpan. Jika halaman kedaluwarsa, muat ulang agar status terbaru digunakan.
Hasil dan hal yang perlu diperiksa

Alasan dan riwayat keputusan tersimpan terpisah dari permintaan awal; status akhir tidak dapat dibuka kembali melalui formulir ini.

Butuh bantuan?

Hubungi pengelola layanan untuk akun, jadwal, atau penugasan. Untuk bantuan mendesak, buka halaman Bantuan. Layanan ini bukan kanal gawat darurat.