Lambang UTNDe-KonselingUNIVERSITAS TJUT NYAK DHIEN

PANDUAN PENGGUNAAN

Panduan Koordinator BK

Kelola profil konselor, penugasan, ketersediaan, dan informasi layanan.

Diperbarui 11 Oktober 2026

LANGKAH 1

Masuk dan mengenali ruang layanan

Tangkapan layar aplikasi: Masuk dan mengenali ruang layanan
Tampilan dashboard pada level Koordinator BK. Gambar menggunakan data contoh; nama, jumlah, dan tanggal pada akun Anda dapat berbeda. Klik gambar untuk memperbesar.
  1. Buka https://e-konseling.utnd.ac.id dan pilih Masuk. Gunakan email serta kata sandi akun Anda.
  2. Akun staf dapat dibuat Administrator TI atau diajukan melalui Daftar staf di halaman Masuk. Pimpinan dan Koordinator BK disetujui Administrator TI; Konselor, Operator BK, dan Petugas Privasi disetujui Koordinator BK. Akun yang menunggu persetujuan belum bisa masuk.
  3. Dashboard menampilkan menu Koordinator BK. Jika Anda merangkap jabatan, pilih level yang telah diberikan pada Ganti level akses; menu dan pesan Anda masuk sebagai mengikuti pilihan.
  4. Buka Profil saya untuk melengkapi nama, nomor kontak, serta NIDN/NUPTK yang Anda miliki. Nomor tidak ditampilkan di profil publik atau laporan agregat. Setelah selesai, gunakan Keluar, terutama pada perangkat bersama.
Hasil dan hal yang perlu diperiksa

Dashboard menampilkan level aktif dan menu yang diizinkan. Bila suatu menu tidak ada, periksa level akun; akun mahasiswa tidak dapat dijadikan level perpindahan staf.

LANGKAH 2

Mengaktifkan atau menonaktifkan MFA (opsional)

Tangkapan layar aplikasi: Mengaktifkan atau menonaktifkan MFA (opsional)
Tampilan profile pada level Koordinator BK. Gambar menggunakan data contoh; nama, jumlah, dan tanggal pada akun Anda dapat berbeda. Klik gambar untuk memperbesar.
  1. MFA nonaktif secara default pada akun baru. Jika belum diaktifkan, Anda masuk menggunakan email dan kata sandi tanpa kode autentikator.
  2. Untuk mengaktifkan, buka Profil saya lalu pilih Aktifkan MFA. Pindai QR code dengan aplikasi autentikator, atau gunakan kunci manual.
  3. Masukkan kode enam angka dari aplikasi. MFA baru aktif setelah kode berhasil diverifikasi; selanjutnya kode diperlukan saat masuk. Jangan bagikan QR code, kunci, atau kode kepada orang lain.
  4. Untuk menonaktifkan, buka Profil saya, masukkan kata sandi akun, lalu pilih Nonaktifkan MFA. Jika diaktifkan kembali, lakukan pengaturan autentikator baru.
Hasil dan hal yang perlu diperiksa

Data profil berubah setelah disimpan. MFA tetap nonaktif sampai kode autentikator berhasil diverifikasi; jangan membagikan kata sandi atau kunci autentikator.

LANGKAH 3

Menyetujui pendaftaran staf

Tangkapan layar aplikasi: Menyetujui pendaftaran staf
Tampilan administration pada level Koordinator BK. Gambar menggunakan data contoh; nama, jumlah, dan tanggal pada akun Anda dapat berbeda. Klik gambar untuk memperbesar.
  1. Buka Akun dan pengguna. Akun yang menunggu persetujuan tampil lebih dahulu. Periksa identitas dan penugasan melalui administrasi kampus.
  2. Koordinator BK dapat menyetujui akun Konselor, Operator BK, dan Petugas Privasi. Centang identitas dan penugasan telah diverifikasi, lalu pilih Setujui akun staf.
  3. Pimpinan dan Koordinator BK memerlukan persetujuan Administrator TI. Level tambahan juga ditetapkan Administrator TI; pendaftaran tidak otomatis memberikan kewenangan.
  4. Setelah akun Konselor disetujui, verifikasi profil dan kompetensinya sebelum mengaktifkan profil publik serta membuat jadwal layanan.
Hasil dan hal yang perlu diperiksa

Daftar menampilkan nama, level, serta status aktif dan verifikasi. Setiap tindakan memerlukan konfirmasi. Operator BK tidak memiliki akses ke daftar akun dan pengguna.

LANGKAH 4

Menyiapkan profil konselor

Tangkapan layar aplikasi: Menyiapkan profil konselor
Tampilan counselor photo pada level Koordinator BK. Gambar menggunakan data contoh; nama, jumlah, dan tanggal pada akun Anda dapat berbeda. Klik gambar untuk memperbesar.
  1. Buka menu Profil konselor. Pilih Tambah profil untuk akun konselor aktif dan terverifikasi, atau Edit profil pada konselor yang sudah ada. Data lama terisi otomatis.
  2. Isi nama tampilan publik dan profil dengan editor. Unggah foto JPG, PNG, atau WebP maksimal 2 MB dan ukuran 100–5.000 piksel. Nama akun login tetap dikelola terpisah.
  3. Pilih bidang pendampingan sesuai kompetensi yang sudah diverifikasi. Centang Terbitkan profil lalu Simpan profil agar nama, foto, dan bidang muncul pada halaman Konselor. Tanpa centang publikasi, profil disimpan sebagai draft.
  4. Administrator TI juga dapat mengelola profil konselor. Profil dummy selalu ditandai contoh dan tidak menerima pengajuan mahasiswa.
Hasil dan hal yang perlu diperiksa

Nama, bidang, profil, dan foto diperbarui setelah Simpan. Foto dinormalisasi persegi 600 × 600 piksel. Crop foto lama tidak mengubah berkas tersimpan sampai formulir disimpan.

LANGKAH 5

Menetapkan konselor dan jadwal

Tangkapan layar aplikasi: Menetapkan konselor dan jadwal
Tampilan schedule pada level Koordinator BK. Gambar menggunakan data contoh; nama, jumlah, dan tanggal pada akun Anda dapat berbeda. Klik gambar untuk memperbesar.
  1. Jam layanan dan waktu respons: Senin–Sabtu, pukul 09.00–17.00 WIB. Buka Antrean dan penugasan. Pada pengajuan yang dapat ditugaskan, pilih konselor, isi alasan penugasan, lalu Tugaskan.
  2. Pastikan konselor aktif dan memiliki kompetensi sesuai jenis layanan.
  3. Buka Kalender layanan untuk menambah slot mendatang, memilih metode sesi, dan menonaktifkan slot kosong. Durasi maksimal dua jam dan jadwal bertabrakan ditolak.
  4. Tinjau Reservasi dan sesi untuk konfirmasi serta perubahan status operasional. Isi intake dan catatan profesional tidak tersedia pada level koordinator.
Hasil dan hal yang perlu diperiksa

Jadwal muncul pada tanggal yang dipilih. Jam layanan Senin–Sabtu, 09.00–17.00 WIB; benturan jadwal dan durasi yang tidak sesuai ditolak. Jadwal konselor dummy tidak dapat dipesan mahasiswa.

LANGKAH 6

Mengelola informasi dan persetujuan

Tangkapan layar aplikasi: Mengelola informasi dan persetujuan
Tampilan cms pada level Koordinator BK. Gambar menggunakan data contoh; nama, jumlah, dan tanggal pada akun Anda dapat berbeda. Klik gambar untuk memperbesar.
  1. Buka CMS Website untuk mengubah teks beranda atau halaman informasi. Editor menyediakan paragraf, huruf tebal, daftar, kutipan, dan tautan. Halaman diterbitkan hanya bila Terbitkan untuk publik dipilih.
  2. Untuk versi persetujuan baru, isi versi unik dan dokumen yang disahkan. Pastikan pemilik layanan serta petugas privasi telah menyetujui dokumen, lalu terbitkan.
  3. Penerbitan versi baru mengharuskan mahasiswa memberi persetujuan terbaru. Pertimbangkan dampaknya pada pengajuan dan reservasi.
  4. CMS Website menyediakan pengaturan header, footer, menu publik, slider, kartu pendampingan, dan gambar beranda. Gunakan pratinjau editor serta Lihat website untuk memeriksa perubahan setelah disimpan.
Hasil dan hal yang perlu diperiksa

Periksa hasil di halaman publik setelah menyimpan dan menerbitkan. Draf tidak tampil untuk publik. Perubahan isi situs dan perubahan level akun dilakukan di menu yang berbeda.

LANGKAH 7

Kegiatan dan laporan

Tangkapan layar aplikasi: Kegiatan dan laporan
Tampilan reports pada level Koordinator BK. Gambar menggunakan data contoh; nama, jumlah, dan tanggal pada akun Anda dapat berbeda. Klik gambar untuk memperbesar.
  1. Buka Kegiatan kelompok untuk menerbitkan judul, deskripsi, waktu mulai mendatang, dan kapasitas kegiatan antara 1 hingga 200 orang.
  2. Buka Laporan agregat, pilih periode bulan, lalu tinjau atau ekspor CSV. Angka kelompok kecil disamarkan.
  3. Jika Anda juga diberi level Pimpinan atau Konselor, gunakan Ganti level akses. Pesan Anda masuk sebagai menunjukkan level yang sedang digunakan.
Hasil dan hal yang perlu diperiksa

Laporan menggunakan data agregat. Kelompok kecil disamarkan untuk menjaga privasi; angka yang disamarkan tidak boleh ditafsirkan sebagai nol.

LANGKAH 8

Tema pribadi dan navigasi

Tangkapan layar aplikasi: Tema pribadi dan navigasi
Tampilan dashboard appearance pada level Koordinator BK. Gambar menggunakan data contoh; nama, jumlah, dan tanggal pada akun Anda dapat berbeda. Klik gambar untuk memperbesar.
  1. Semua level akun dapat membuka Tema dashboard pada kelompok Tampilan aplikasi. Pilih tema untuk melihat pratinjau, lalu Terapkan tema dan konfirmasi. Tema hanya disimpan untuk akun Anda.
  2. Di komputer, gunakan Ciutkan menu untuk menyisakan ikon dan memperluas area kerja. Pilih Buka menu untuk mengembalikan daftar menu.
  3. Di tablet dan ponsel, gunakan Buka menu. Sidebar menjadi panel yang bisa digulir. Tutup dengan tombol Tutup menu, ketuk area di luar panel, atau tekan Escape pada keyboard.
Hasil dan hal yang perlu diperiksa

Warna sidebar, latar, tombol, dan komponen berubah pada pratinjau. Tema tersimpan setelah konfirmasi dan hanya berlaku pada akun Anda, termasuk saat berpindah level staf.

LANGKAH 9

Membuat dan menerbitkan kegiatan kelompok

Tangkapan layar aplikasi: Membuat dan menerbitkan kegiatan kelompok
Tampilan aplikasi dengan data contoh pada level Koordinator BK. Klik gambar untuk memperbesar.
  1. Buka Kegiatan dan kelompok pada sidebar, kemudian pilih Tambah kegiatan. Hanya Koordinator BK yang mengelola modul ini.
  2. Isi judul, penjelasan kegiatan dengan editor, waktu mulai dan selesai dalam WIB, tempat, serta fasilitator.
  3. Tentukan kapasitas peserta. Aktifkan daftar tunggu bila peserta boleh mengantre setelah kuota penuh.
  4. Simpan sebagai draf untuk pemeriksaan internal atau aktifkan publikasi untuk menampilkan kegiatan kepada pengguna. Periksa kembali ringkasan sebelum menyetujui konfirmasi.
Hasil dan hal yang perlu diperiksa

Kegiatan yang diterbitkan dan belum selesai dapat didaftari mahasiswa. Draf hanya terlihat oleh Koordinator BK; kegiatan berlabel dummy tidak menerima pendaftaran.

LANGKAH 10

Mengelola peserta, antrean, dan kehadiran

Tangkapan layar aplikasi: Mengelola peserta, antrean, dan kehadiran
Tampilan aplikasi dengan data contoh pada level Koordinator BK. Klik gambar untuk memperbesar.
  1. Buka detail kegiatan lalu pilih Peserta. Daftar nama dan email peserta khusus Koordinator BK.
  2. Jika kuota penuh, pendaftar masuk daftar tunggu sesuai urutan pendaftaran bila opsi tersebut aktif.
  3. Ketika peserta membatalkan atau kapasitas ditambah, peserta terawal dalam antrean dipromosikan otomatis. Jangan menutup daftar tunggu selama masih ada peserta mengantre.
  4. Setelah kegiatan dimulai, catat Hadir atau Tidak hadir pada peserta terdaftar dan konfirmasikan tindakan.
Hasil dan hal yang perlu diperiksa

Status peserta diperbarui tanpa menghapus riwayat. Nama peserta tidak ditampilkan pada halaman umum kegiatan.

LANGKAH 11

Mengubah atau membatalkan kegiatan

Tangkapan layar aplikasi: Mengubah atau membatalkan kegiatan
Tampilan aplikasi dengan data contoh pada level Koordinator BK. Klik gambar untuk memperbesar.
  1. Buka detail kegiatan dan pilih Edit sebelum kegiatan dimulai. Periksa waktu, tempat, kapasitas, dan publikasi.
  2. Kapasitas baru tidak boleh lebih kecil dari jumlah peserta terdaftar. Kegiatan dengan peserta aktif tidak dapat dikembalikan menjadi draf.
  3. Untuk pembatalan, buka tindakan Batalkan kegiatan, isi alasan yang jelas, lalu setujui konfirmasi. Peserta menerima pemberitahuan dalam aplikasi.
  4. Hapus hanya tersedia untuk kegiatan yang belum mempunyai riwayat pendaftaran. Bila halaman telah diubah pengelola lain, muat ulang sebelum mencoba menyimpan.
Hasil dan hal yang perlu diperiksa

Pembatalan mempertahankan riwayat; penghapusan kegiatan yang memiliki pendaftaran ditolak.

Butuh bantuan?

Hubungi pengelola layanan untuk akun, jadwal, atau penugasan. Untuk bantuan mendesak, buka halaman Bantuan. Layanan ini bukan kanal gawat darurat.